Kündigung nur schriftlich gültig? Was Arbeitgebende und Arbeitnehmende wissen müssen

Falch & Partner – Ihre Kanzlei für Arbeitsrecht und Steuerrecht

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist ein rechtlich folgenschwerer Schritt. Besonders wichtig ist dabei die Einhaltung der Schriftform. Doch was genau heißt das? Wann ist eine Kündigung tatsächlich „schriftlich“ im Sinne des Gesetzes? Und was passiert, wenn Formvorgaben nicht beachtet werden?

In diesem Beitrag geben wir praxisnahe und juristisch abgesicherte Antworten – verständlich erklärt für arbeitgebende und arbeitnehmende.

Gesetzliche Grundlage: § 623 BGB – Kündigung nur schriftlich

Der Gesetzgeber schreibt in § 623 BGB zwingend vor:

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung […] bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.“

Was heißt das konkret?

• Die Kündigung muss in Papierform (also nicht digital) vorliegen.
• Sie muss eigenhändig durch die kündigende Person unterzeichnet sein.
• Eine Kündigung per E-Mail, Fax, Scan, SMS oder über Messenger-Dienste ist unwirksam – selbst wenn sie alle Inhalte korrekt enthält.

Was bedeutet es, dass die Schriftform erfüllt sein muss?

Die „Schriftform“ im Sinne von § 126 BGB ist eine besondere gesetzliche Formvorgabe. Sie ist nicht identisch mit „irgendeiner schriftlichen Mitteilung“, sondern erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn folgende Anforderungen gegeben sind.

Papierform

Die Kündigung muss physisch auf Papier erstellt sein. Eine bloß digital erzeugte oder übermittelte Datei (PDF, Word etc.) genügt nicht.

Eigenhändige Unterschrift

Die kündigende Person muss die Kündigung eigenhändig mit vollem Namen unterschreiben. Wichtig ist:

• Die Unterschrift muss handschriftlich erfolgen – mit Stift auf dem Originaldokument.
• Eine eingescannte oder gedruckte Unterschrift (z. B. Signaturbild) genügt nicht.
• Auch eine elektronische Signatur nach eIDAS-Verordnung ersetzt nicht die Schriftform nach § 126 BGB (es sei denn, es handelt sich um die qualifizierte elektronische Signatur, die aber im Arbeitsrecht praktisch keine Rolle spielt).

Bestandteile der Unterschrift

Juristisch ist erforderlich:

• Die Unterschrift muss den vollen Namen erkennen lassen.
• Sie muss am Ende des Textes stehen, also unterhalb des Kündigungsschreibens.
• Sie muss die identifizierende Funktion erfüllen – ein bloßes Kürzel oder Fantasiename genügt nicht.

Im Zweifel kann eine stark unleserliche oder symbolhafte Unterschrift problematisch sein, wenn sich die Identität nicht klar zuordnen lässt. Dann ist es ratsam, den Namen zusätzlich maschinenschriftlich unter der Unterschrift zu setzen.

Was passiert bei Verstoß gegen die Schriftform?

Eine Kündigung, die nicht die genannten Formvorgaben erfüllt, ist nichtig, also von Anfang an unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesem Fall unverändert fort.

Das gilt unabhängig davon, ob der Kündigungstext korrekt formuliert ist oder ob beide Seiten mit der Kündigung einverstanden wären.

Muss eine formunwirksame Kündigung innerhalb von drei Wochen angegriffen werden?

Häufige Frage von arbeitnehmenden:

Muss ich auch gegen eine formunwirksame Kündigung Kündigungsschutzklage erheben – und das binnen drei Wochen?

Nein – keine Frist bei fehlender Schriftform

Die Klagefrist nach § 4 Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gilt nur bei formwirksamen Kündigungen. Ist die Kündigung wegen fehlender Schriftform nichtig, ist keine Frist zu beachten – sie gilt dann als nie ausgesprochen.

Aber Vorsicht: In der Praxis behaupten arbeitgebende dennoch oft, das Arbeitsverhältnis sei beendet. Deshalb ist es trotzdem ratsam, zur Sicherheit eine Kündigungsschutzklage zu erheben, insbesondere:

• wenn unklar ist, ob die Schriftform wirklich fehlt,
• wenn arbeitgebende eine mündliche oder digitale Kündigung dennoch als wirksam behandeln.

Kann ich mich auch später noch auf den Formmangel berufen – oder tritt Verwirkung ein?

Ein weiteres Thema in der arbeitsrechtlichen Praxis ist die sogenannte Verwirkung: Kann ich mich noch auf den Formmangel berufen, wenn ich erst später reagiere?

Verwirkung nur in Ausnahmefällen möglich

Rechtlich kann ein Anspruch „verwirkt“ sein, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Zeitmoment: Die berechtigte Partei hat längere Zeit nichts unternommen.
2. Umstandsmoment: Die andere Seite durfte darauf vertrauen, dass das Recht nicht mehr geltend gemacht wird.

Bei einer formunwirksamen Kündigung ist das aber selten der Fall – denn sie war von Anfang an nicht wirksam. Arbeitgebende können nicht schutzwürdig darauf vertrauen, dass das Arbeitsverhältnis endet, wenn keine ordnungsgemäße Unterschrift vorliegt.

Nur in besonders gelagerten Ausnahmefällen, etwa wenn das Arbeitsverhältnis über viele Monate hinweg einvernehmlich als beendet behandelt wurde, könnte Verwirkung in Betracht kommen.

Fazit

Die Einhaltung der Schriftform bei Kündigungen ist zwingend notwendig. Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn sie auf Papier mit handschriftlicher Unterschrift erfolgt. Liegt diese Form nicht vor, ist die Kündigung nichtig, und es besteht kein Zwang zur Klageerhebung binnen drei Wochen. Verwirkung der Berufung auf diesen Mangel ist nur in seltenen Ausnahmefällen denkbar.

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