Grundsätzlich wird die Kündigung des Arbeitsverhältnisses als das „letzte“ zur Verfügung stehende Mittel des Arbeitgebers angesehen („Ultima-ratio-Prinzip“). Nachdem aber bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Arbeitnehmer oftmals seine Existenzgrundlage verlieren würde, ist vor Ausspruch einer (verhaltensbedingten) Kündigung regelmäßig eine arbeitsrechtliche Abmahnung erforderlich. Der Hintergrund: Dem Arbeitnehmer soll die Chance eingeräumt werden, sein Verhalten in Zukunft zu ändern und sich vertragstreu zu verhalten.
Die arbeitsrechtliche Abmahnung hat mithin Hinweis- und Dokumentationsfunktion. Der Arbeitnehmer wird auf seine arbeitsvertraglichen Pflichten hingewiesen. Gleichzeitig wird er auf die Verletzung seiner Pflichten aufmerksam gemacht. Die arbeitsrechtliche Abmahnung hat aber gleichzeitig auch Warnfunktion. Es wird dem Arbeitnehmer vor Augen geführt, dass ihm Konsequenzen im Falle einer erneuten Pflichtverletzung drohen.
Eine Abmahnung ist formlos möglich. Ein (gesetzliches) Schriftformerfordernis gibt es nicht. In der Praxis wird eine Abmahnung aber in der Regel schriftlich erteilt. Dies hat den Zweck, den Ausspruch einer ordnungsgemäßen Abmahnung später beweisen zu können. Die arbeitsrechtliche Abmahnung ist auch nicht an eine bestimmte Frist gebunden. Im Bereich des öffentlichen Dienstes ist jedoch stets eine vorherige Anhörung erforderlich. Die Abmahnung unterliegt auch nicht dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Sie ist abzugrenzen von einer bloßen Verwarnung mit Kündigungsandrohung und einer Ermahnung. Beide Maßnahmen sind rein rechtlich keine echte Sanktion.
Eine Vielzahl von Abmahnungen wegen gleichartiger Verstöße ohne Kündigungsfolgen in der Vergangenheit erfordert bei der letzten Abmahnung den ausdrücklichen Hinweis, dass nunmehr tatsächlich eine Kündigung drohe. Eine Abmahnung ist vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung regelmäßig entbehrlich, wenn das Vertrauensverhältnis bereits unwiederbringlich zerstört ist oder wenn eine Verhaltensänderung nicht erwartet werden kann (sie auch objektiv nicht möglich ist).
Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass eine rechtswidrige Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird (analog §§ 1004, 242 des Bürgerlichen Gesetzbuches). Das ist insbesondere der Fall, wenn die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen und/oder unzutreffende rechtliche Bewertungen enthält. Unzulässig sind auch nur pauschale Vorwürfe oder nach Form und Inhalt den Arbeitnehmer in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigende Vorwürfe. Schließlich kann eine Abmahnung auch wegen Verstoßes gegen das Übermaßverbot unverhältnismäßig und damit unzulässig sein.
In diesem Zusammenhang schuldet der Arbeitnehmer nämlich auch keine fehlerfreie und zu 100 % perfekte Arbeit. Selbst wenn also einmal ein Fehler begangen wird, dieser aber nur marginal ist, muss eine Abmahnung nicht hingenommen werden. Auch durch einen längeren Zeitablauf kann ein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers am Verbleib der Abmahnung in der Personalakte bestehen. Wie lange dieser Zeitablauf ist, ist immer eine Einzelfallfrage, hängt von der Schwere der Pflichtverletzung ab. Der Arbeitgeber kann sein Recht zur Abmahnung auch „verwirken“. Das ist jedenfalls bei einem längeren zuwarten anzunehmen.
Die Beweislast für die inhaltliche Richtigkeit einer arbeitsrechtlichen Abmahnung trägt in einem arbeitsgerichtlichen Prozess der Arbeitgeber. Der Anspruch auf Entfernung der Abmahnung ist nämlich auch klagbar. Zuständig ist die Arbeitsgerichtsbarkeit, in erster Instanz das Arbeitsgericht. Das bereits abgemahnte Verhalten des Arbeitnehmers darf zudem nicht als (ausschließlicher) Kündigungsgrund herangezogen werden. Man spricht in diesem Zusammenhang – was eine evtl. Kündigungsmöglichkeit betrifft – von einem „Verzeihen“ des Arbeitgebers.
Ob eine Abmahnung arbeitsrechtlich Bestand hat oder nicht, ist häufig eine nicht leicht zu beurteilende Frage. Nachdem eine rechtswidrige Abmahnung keinerlei Wirkung entfaltet, eine ordnungsgemäße Abmahnung aber meist Voraussetzung für den Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung ist, hat eine rechtlich richtige Abmahnung für den Arbeitgeber eine hohe Bedeutung. Ein Fehler in dieser Situation kann später zu fatalen Folgen führen, nämlich zur Unwirksamkeit einer späteren Kündigung. Oftmals kann dieser Fehler dann nur durch Zahlung einer nicht unerheblichen Abfindung „repariert“ werden. Der Arbeitgeber muss daher zur Risikovermeidung größte Sorgfalt darauf verwenden, eine ordnungsgemäße Abmahnung auszusprechen. Sorglosigkeit in diesem Stadium eines Konfliktes kann im Nachhinein sehr „teuer“ werden.
Auf der anderen Seite spielen aus Arbeitnehmersicht häufig taktische Überlegungen eine große Rolle. Trägt sich nämlich ein Arbeitnehmer beispielsweise mit dem Gedanken, dass das Arbeitsverhältnis ohnehin keine Zukunft haben dürfte, kann eine ausgesprochene Abmahnung ein guter Einstieg sein, um Verhandlungen in Richtung der Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzunehmen. Der Arbeitgeber hat ja durch die Abmahnung gezeigt, dass er mit dem Verhalten des Arbeitnehmers nicht zufrieden ist, ggf. möchte auch er das Arbeitsverhältnis beenden.
Sehr häufig wird eine arbeitsrechtliche Abmahnung von den Arbeitnehmern als ein „ungerechter Akt“ empfunden. Im Einzelfall kann es aber unter taktischen Überlegungen auch durchaus sinnvoll sein, sich nur mit einer „Gegendarstellung“ zu wehren. Diese muss dann ebenfalls zur Personalakte genommen werden. Es steht dann quasi „Aussage gegen Aussage“. Würde man dagegen das Entfernungsverlangen gerichtlich durchzusetzen versuchen, könnte das Ergebnis auch sein, dass dann rechtskräftig festgestellt werden würde, dass das Verhalten des Arbeitnehmers tatsächlich pflichtwidrig war. Das könnte dann die Chancen in einem späteren Kündigungsschutzprozess (ggf. nach einem gleichartigen Fehlverhalten) stark beeinträchtigen. Der Arbeitnehmer ist daher in jedem Falle gut beraten, sich mit diesen taktischen Überlegungen frühzeitig auseinanderzusetzen. Eine rein emotional gesteuerte Reaktion kann oftmals ein schlechter Ratgeber sein.
Das Thema „arbeitsrechtliche Abmahnung“ (deren Formulierung oder das Bekämpfen einer solchen) ist das typische Spezialgebiet erfahrener Fachanwälte für Arbeitsrecht. Fehler in der jeweiligen Konfliktberatung können hier sehr weitreichende Konsequenzen haben. Das Interesse der Beteiligten ist es daher, die sich bietenden Handlungsoptionen zu sichern und taktisch richtig einzusetzen.
